Creare POP 3 (MAILBOX)

Istruzioni per server con sistema operativo Windows e pannello Plesk

Le sottostanti istruzioni permettono di capire come creare e cancellare degli indirizzi di posta elettronica (POP3), come fare un reindirizzamento (Redirect o Forward) verso un altro indirizzo di posta elettronica e come abilitare la funzione CATCH-ALL.

COLLEGAMENTO AL PANNELLO DI CONTROLLO
Per collegarsi al pannello di controllo digitare l´URL: https://www.nome_dominio.estensione:8443/
(per accedere al pannello è necessario confermare nell´avviso di protezione e, alla richiesta, inserire il proprio username e password)

CREAZIONE NUOVI POP3
dopo essere entrati nel pannello di controllo, dal menu cliccare su Home
1 - in servizi, cliccare sull´icona MAIL
2 - cliccare sull´icona CREA UN NUOVO MAILNAME
3 - scrivere nel campo MAILNAME il nome prima del carattere @
4 - inserire la password nei campi "Nuova Password" ed in "Conferma Password" 
5 - se non già attivo spuntare il check ACCEDI AL PANNELLO DI CONTROLLO 
6 - inserire il flag nel check MAILBOX
7 - in QUOTA MAILBOX selezionare l´opzione DEFAULT PER IL DOMINIO(*)
8 - cliccare sul pulsante OK per memorizzare le impostazioni
La casella di posta è pronta, non resta che configurare l´Account nel vostro PC seguendo le istruzioni in basso.

(*) Di default la capienza della casella è impostata a 25 MB ma è possibile impostare una quota inferiore semplicemente scrivendo nell´apposito campo la quota della casella.  Ricorda che 1 MB equivale a 1024 Kb, quindi per creare una quota da 5 MB moltiplicare 1024 per 5, il risultato (5120) sarà il valore da inserire nell´apposito campo per creare una casella da 5 MB. Non è invece possibile impostare una quota maggiore oltre a quella impostata di default.

IMPORTANTE: dopo aver creato il mailname (POP) controllate con attenzione che il servizio di posta elettronica sia attivo, freccia verde come in figura 1, se risulta essere disattivo (figura 2) abilitare il servizio cliccando nell´icona Abilita

figura 1		figura 2

CANCELLAZIONE POP3
dopo essere entrati nel pannello di controllo, dal menu cliccare su Home
1 - in servizi, cliccare sull´icona MAIL
2 - spuntare il check a destra nella riga corrispondente al POP da eliminare
3 - cliccare sul pulsante RIMUOVI SELEZIONATI
La casella sarà eliminata

MODIFICARE PASSWORD POP3
dopo essere entrati nel pannello di controllo, dal menu cliccare su Home
1 - in servizi, cliccare sull´icona MAIL
alla sinistra del nome del POP sono presenti delle icone che, una volta cliccate, permettono varie funzioni

CREARE UN REDIRECT O FORWARD (reindirizzamento)
attivando questa procedura si potra' optare per 2 soluzioni di redirect, la prima soluzione prevede, oltre che ricevere la posta sul proprio indirizzo, di inviarne una copia ad un qualsiasi altro indirizzo esistente in rete, quindi in pratica lo stesso messaggio verra' inviato a 2 diversi indirizzi, mentre la seconda soluzione prevede di indirizzare la posta esclusivamente verso un altro indirizzo di posta elettronica disattivando così la ricezione dall' indirizzo di posta elettronica reale. Analizziamo le varie soluzioni:

Prima soluzione: seguendo queste istruzioni lo stesso messaggio viene contemporaneamente inoltrato a 2 indirizzi
dopo essere entrati nel pannello di controllo, dal menu cliccare su Home
1 - in servizi, cliccare sull´icona MAIL
2 - cliccare sull´icona CREA UN NUOVO MAILNAME
3 - scrivere nel campo MAILNAME il nome prima del carattere @
4 - inserire la password nei campi "Nuova Password" ed in "Conferma Password" 
5 - se non gia' attivo inserire il flag nel check ACCEDI AL PANNELLO DI CONTROLLO 
6 - cliccare sul pulsante OK per memorizzare le impostazioni
7 - cliccare nell'icona REINDIRIZZA
8 - inserire il flag nel check REDIRECT
9 - nel campo INDIRIZZO DEL REDIRECT digitare l´indirizzo di destinazione della posta
10 - cliccare sul pulsante OK per memorizzare le impostazioni
la posta, oltre che all'indirizzo principale, sara' contemporaneamente reindirizzata verso un altro indirizzo di posta. 

IMPORTANTE: e' sottointeso che la posta dovra' necessariamente essere scaricata da ambedue gli indirizzi in quanto se non sara' scaricata dalla casella principale ma solo dalla casella del Redirect, una volta che la casella principale sara' riempita con i vari messaggi in giacenza, coloro che vi scriveranno riceveranno indietro un messaggio con l'avviso di mancata consegna in quanto la casella di destinazione risulta piena (MAILBOX FULL) e questo potrebbe far pensare al mittente che non scaricate la posta da quella casella. Naturalmente il messaggio sara' regolarmente inoltrato all'indirizzo del Redirect, pero' questo il mittente non lo sa e quel messaggio di avviso della casella piena che ricevera' non e' certamente la risposta che si aspetta di ricevere.

Seconda soluzione: seguendo queste istruzioni la posta diretta verso un indirizzo viene indirizzata verso un altro indirizzo
dopo essere entrati nel pannello di controllo, dal menu cliccare su Home
1 - in servizi, cliccare sull´icona MAIL
2 - cliccare sull´icona CREA UN NUOVO MAILNAME
3 - scrivere nel campo MAILNAME il nome prima del carattere @
4 - inserire la password nei campi "Nuova Password" ed in "Conferma Password" 
5 - se non gia' attivo inserire il flag nel check ACCEDI AL PANNELLO DI CONTROLLO 
6 - togliere il flag dal check MAILBOX
7 - cliccare sul pulsante OK per memorizzare le impostazioni
8 - cliccare nell'icona REINDIRIZZA
9 - inserire il flag nel check REDIRECT
10 - nel campo INDIRIZZO DEL REDIRECT digitare l´indirizzo di destinazione della posta
11 - cliccare sul pulsante OK per memorizzare le impostazioni
la posta sara' reindirizzata verso l'indirizzo di posta indicato

IMPORTANTE: l'operazione descritta al punto 6 deve essere OBBLIGATORIAMENTE eseguita in quanto se non sara' eliminata questa funzione i messaggi, oltre che all'indirizzo di posta indicato nel redirect, saranno inseriti anche nella casella di posta della MAILBOX con l'inevitabile problema che una volta raggiunto il limite dello spazio disponibile per i messaggi (accadra' questo perche' la posta non sara' scaricata dalla mailbox principale) coloro che vi scriveranno riceveranno indietro un messaggio con l'avviso di mancata consegna in quanto la casella di destinazione risulta piena (MAILBOX FULL) e questo potrebbe far pensare al mittente che non scaricate la posta da quella casella. Naturalmente il messaggio sara' regolarmente inoltrato all'indirizzo del Redirect, pero' questo il mittente non lo sa e quel messaggio di avviso della casella piena che ricevera' non e' certamente la risposta che si aspetta di ricevere.

TRASFORMARE UN REDIRECT IN UNA NORMALE MAILBOX:
dopo essere entrati nel pannello di controllo, dal menu cliccare su Home
1 - in servizi, cliccare sull´icona MAIL
2 - cliccare nel nome del POP dove si desidera attivare il reindirizzamento
3 - cliccare nell'icona REINDIRIZZA
4 - togliere il flag dal check REDIRECT
5 - cliccare sul pulsante OK per memorizzare le impostazioni
6 - cliccare nell'icona MAILBOX
7 - inserire il flag nel check MAILBOX
8 - cliccare sul pulsante OK per memorizzare le impostazioni
il redirect e' stato trasformato in una normale casella di posta elettronica

RIMUOVERE UN REDIRECT O FORWARD (reindirizzamento)
dopo essere entrati nel pannello di controllo, dal menu cliccare su Home
1 - in servizi, cliccare sull´icona MAIL
2 - cliccare nel nome del POP dove si desidera rimuovere il reindirizzamento
3 - cliccare nell´icona REINDIRIZZA
4 - togliere il flag dal check REDIRECT
5 - cliccare sul pulsante OK per memorizzare le impostazioni
l´icona "R" nella pagina di riepilogo del servizio MAIL non è attiva

ABILITARE FUNZIONE CATCH-ALL
La funzione Catch-All permette di ricevere anche la posta inviata ad indirizzi diversi che non sono configurati come caselle di posta elettronica autonome, pertanto attivando questa funzione si ricevera', nell'indirizzo di posta che sara' indicato nella configurazione, anche tutti i messaggi indirizzati correttamente verso il nome del dominio ma errati nella parte a sinistra del carattere @.
Per questo motivo consigliamo di utilizzare questa funzione solo se effettivamente necessario, dato che abilitandola aumentera' notevolmente lo SPAM in quanto saranno ricevuti anche quei messaggi che sono inviati ad indirizzi di posta elettronica inesistenti ma che sono generati casualmente dagli spammers.
Fatta questa doverosa premessa, se desiderate abilitare oppure controllare se la funzione Catch-All e' abilitata nel vostro dominio seguite i seguenti passaggi:
dopo essere entrati nel pannello di controllo, dal menu cliccare su Home
1 - in servizi, cliccare sull´icona MAIL
2 - cliccare sull´icona PREFERENZE
3 - abilitare il check box INVIA ALL'INDIRIZZO inserendo l'indirizzo a cui inviare tutti i messaggi oppure disabilitare il check se non si desidera la funzione Catch-All.
Per tutti coloro che non desiderano abilitare la funzione Catch-All, e' possibile stabilire che cosa fare con la posta inoltrata ad indirizzi inesistenti, le possibilita' sono:
- rispondi al mittente, che sconsigliamo di attivare per non generare traffico inutile
- rifiuta o scarta, che rimane sicuramente la scelta migliore

Alcune informazioni sulla posta elettronica ed i suoi limiti
Il servizio di posta elettronica permette, ad un utente connesso alla rete Internet, di inviare e ricevere messaggi in formato elettronico, scambiando così informazioni con altri utenti possessori di caselle di posta elettronica (e-mail).

Il formato di questi messaggi è generalmente in formato testo, ma le nuove tecnologie permettono di allegare a questi messaggi files di qualsiasi tipo di formato. (Il formato si riferisce all´estensione del file).

Qualche volta può accadere di non riuscire a scaricare completamente la propria casella di posta, vi possono essere 3 motivi che determinano questo problema:

- Errori di trasmissione sulla linea telefonica
- Alcuni messaggi a voi inviati possono contenere degli errori, perciò risultare corrotti.
- I messaggi di posta hanno notevoli dimensioni

Vi consigliamo di tentare il download in tempi diversi facendo passare alcune ore dal momento che si è verificato il problema, in questo modo viene lasciato il tempo ad un nostro programma di controllo il quale, circa ogni 2 ore, verifica eventuali anomalie presenti nelle caselle di posta e, se in grado, ripristina automaticamente il problema (90% dei casi). Trascorse comunque 24 ore dall´inizio del problema e non siete riusciti ad ottenere risultati, contattate lo staff tecnico che provvederà all´eliminazione totale ed indiscriminata dei files nella vostra casella.
Per maggiori informazioni sulla posta elettronica ed i suoi limiti leggi il capitolo sottostante.

NOTA : Lo staff tecnico non è autorizzato a visionare o scaricare la posta dei clienti, perciò richieste in tal senso verranno declinate.

Limiti della posta elettronica
- Anche se in linea teorica con la posta elettronica è possibile spedire messaggi contenenti files allegati di qualsiasi tipo, è bene che l´utente sappia che la realtà è ben diversa. Infatti si dovrebbero rispettare tre regole fondamentali:

- Dimensione del file allegato: non dovrebbe superare il megabyte, poiche' esistono altri sistemi molto piu' affidabili e sicuri per scambiarsi i files, comunque nei nostri server il limite di un singolo messaggio e' 10 Mb mentre la capienza totale di una casella di posta elettronica e' di 25 Mb.
NB: Poiché gli allegati binari alla posta elettronica viaggiano previa codifica a 7 bit dei file inclusi, un allegato che abbia la dimensione originaria di 5 Mb assumera' una dimensione maggiore di oltre il 37% una volta accluso al messaggio e sino alla sua consegna, pertanto, e' certamente possibile che la ricezione di un messaggio con un allegato di 10 Mb non sia possibile a causa della dimensione maggiore causata dalla codifica a 7 bit, in questo caso verra' inoltrato al mittente un messaggio indicante che la sua mail non e' stata recapitata perche' maggiore dello spazio consentito.

- Nome del file allegato: deve essere un nome breve e non composto da simboli strani (es: asterischi, virgole, punti e virgola, etc....)

- Formato del file allegato: possibilmente si dovrebbe comprimere lo stesso per ridurre i tempi di trasmissione e la possibilità di errore (esistono diversi compressori di dati sul WEB, ad esempio, WINZIP scaricabile da http://www.winzip.com o reperibile molto facilmente in CD allegati alle riviste del settore).

C´e´ anche un altro fattore che Vi preghiamo di tenere in grande considerazione, NON ABUSATE nell´uso della posta elettronica.
Desideriamo mettervi a conoscenza che alcune persone chiamate "SPAMMER", fanno abuso di questo utile strumento. Si può considerare SPAMMER chi utilizza in modo illegittimo i Server di altri provider per spedire centinaia di migliaia di e-mail ad altrettante caselle di posta (destinatari), con mittenti di fantasia e con contenuti poco gradevoli! Purtroppo queste persone sono molto difficili da "trovare con le mani nel sacco", poichè nascondono la propria identità e la maggior parte delle volte rimangono impuniti.
Vi preghiamo perciò di fare particolare attenzione a questa regola, poichè potrete essere perseguiti penalmente.